Définissez ce qui peut être réservé
Avant de déléguer votre agenda, précisez les types de rendez-vous, leur durée, les personnes disponibles et les zones desservies. Ajoutez les délais nécessaires entre deux rencontres et les situations qui exigent une validation de votre équipe.
Un entrepreneur peut vouloir qualifier le type de travaux avant une visite. Un cabinet peut proposer un premier appel avant une rencontre plus longue. La prise de rendez-vous doit respecter cette logique, sans promettre une prestation qui n’a pas encore été confirmée.
- Le motif et la durée de chaque rendez-vous
- Les disponibilités et le délai minimal de réservation
- Les renseignements à obtenir avant de confirmer
- Les règles de report et d’annulation
Posez quelques questions utiles, pas un questionnaire interminable
Demandez seulement ce dont votre équipe a besoin pour préparer le rendez-vous : coordonnées, motif de la demande et contraintes pratiques. Indiquez les questions qui peuvent attendre la rencontre et celles qui doivent être traitées directement par un professionnel.
Dans les secteurs où les échanges sont sensibles, définissez avec votre équipe les limites de la prise de renseignements. Un service de rendez-vous ne doit pas être présenté comme un service de diagnostic ou de conseil spécialisé.
Confirmez les détails sans ambiguïté
Répétez la date, l’heure, le fuseau horaire et le lieu ou le mode de rencontre. Si le rendez-vous se déroule à distance, précisez comment le lien sera transmis. Pour un appel entre provinces, vérifiez l’heure locale des deux personnes.
Le message de confirmation devrait aussi expliquer comment signaler un empêchement. Choisissez le canal de rappel selon les préférences de votre clientèle et les modalités que vous avez établies; ne multipliez pas les messages sans raison.
Traitez les changements comme une partie du service
Lorsqu’un client annule ou demande un report, mettez l’agenda à jour et transmettez l’information à la personne concernée. Distinguez les rendez-vous confirmés, à rappeler et en attente de validation. Un statut clair évite de reprendre la même demande plusieurs fois.
Pour discuter d’un service AlloCall, préparez vos règles de réservation et le nom de votre outil d’agenda. La compatibilité, les accès et les tâches confiées aux agents sont à valider avant la mise en place. Les résultats dépendent aussi de vos disponibilités et de votre propre processus de suivi.